Klachtenprocedure
Artikel 1. Termijn indienen klacht
Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen tijdig, volledig en duidelijk omschreven te worden ingediend bij T.Act B.V. Onder ''tijdig'' wordt verstaan ''binnen een redelijke termijn nadat de (aspirant-)cursist de gebreken heeft geconstateerd of heeft kunnen constateren''. Het niet tijdig indienen van de klacht kan tot gevolg hebben dat de (aspirant-)cursist zijn of haar rechten terzake verliest.
Artikel 2. Kenbaarheid
2.1 Klachten dienen schriftelijk aan T.Act B.V. kenbaar gemaakt te worden via aangetekende post naar het adres:
T.Act B.V.
t.a.v. Klachten
Buitenvest 60, 4614 AD te Bergen op Zoom
2.2 De klacht bevat tenminste (a) de naam en het adres van de klager, (b) de dagtekening, (c) een gemotiveerde omschrijving van de inhoud van de klacht en (d)
ondertekening. Ook vermeldt de klager – voor zover bekend – het cursistnummer, de cursus (variant), de locatie en de naam van de docent om spoedige afhandeling te bevorderen.
2.3 T.Act B.V. kan besluiten een schriftelijke klacht niet te behandelen indien de klacht niet voldoet aan artikel 2.2. In geval de klacht niet voldoet aan het bepaalde in dit artikel wordt klager in de gelegenheid gesteld om de klacht binnen twee (2) weken na verzending van de kennisgeving daarvan aan te vullen, bij gebreke waarvan T.Act B.V. de klacht niet in behandeling kan nemen.
Artikel 3. Privacy
Een klacht zal door T.Act B.V. altijd vertrouwelijk worden behandeld.
Artikel 4. Bevestiging klacht
4.1 T.Act B.V. zal binnen een (1) werkdagen een ontvangstbevestiging via e-mail sturen aan de klager. De ontvangstbevestiging bevat (a) de naam van de
behandelend klachtfunctionaris, (b) het verloop van de klachtprocedure en (c) een verwijzing naar de mogelijkheid om te worden gehoord.
4.2 Indien niet direct een oplossing geboden kan worden, zal tevens een indicatie worden gegeven van de termijn waarbinnen een nader onderzoek wordt gestart en de klacht behandeld zal worden. T.Act B.V. streeft naar een afhandeling binnen vier (4) weken en zal het aangeven als het langer duurt.
Artikel 5. Behandeling en onderzoek klacht
5.1 T.Act B.V. verplicht zich een nader onderzoek te starten naar de ingediende klacht en streeft ernaar om binnen een redelijke termijn maatregelen te kunnen treffen die voldoen aan de wensen van de klager.
5.2 De klachtfunctionaris informeert T.Act B.V. over de klacht en stelt haar in de gelegenheid om daarop binnen een te stellen termijn schriftelijk te reageren.
5.3 De klachtfunctionaris is gerechtigd alle informatie in te winnen die hij nodig acht om tot een onpartijdige behandeling en beoordeling van de klacht te kunnen komen.
5.4 Indien de klachtfunctionaris dit nodig acht of indien één partij of beide partijen hiertoe de wens te kennen geeft of geven, worden beide partijen opgeroepen teneinde mondeling te worden gehoord. De klachtfunctionaris stelt plaats, dag en uur vast en stelt partijen daarvan op de hoogte.
5.5 Van het horen wordt een verslag gemaakt waarvan aan partijen op hun verzoek een afschrift wordt toegezonden.
Artikel 6. Termijnen
6.1 De klachtfunctionaris neemt de klacht binnen vijf (5) werkdagen in behandeling en handelt de klacht af binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst daarvan. Mocht zich een reden voordoen die een afwikkeling van de klacht binnen deze termijn verhindert, dan is de klachtfunctionaris gerechtigd die termijn te verlengen, in beginsel voor een termijn van vier (4) weken. De klager ontvangt een schriftelijke motivatie voor de verlenging.
6.2 Van de beslissing tot verlenging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan partijen.
Artikel 7. Oplossing van de klacht
7.1 De klachtfunctionaris zal aan de hand van de klacht een oplossing voordragen met klager corresponderen over de uitkomst van het onderzoek, het genomen besluit en eventuele vervolgacties.
7.2 In het geval de klager zich niet in de voorgedragen oplossing kan vinden, kan klager de klacht voorleggen aan een bindend adviseur verbonden aan het kantoor Kurvers mediation gevestigd te Bergen op Zoom. De uitspraak van deze onafhankelijke derde is bindend en deze uitspraak zal binnen tien (10) werkdagen worden geïmplementeerd.
Artikel 8. Overig
Ingediende klachten en de wijze van afhandeling daarvan worden geregistreerd en gedurende minimaal een jaar bewaard.